Ticker

6/recent/ticker-posts

Mengembangkan dan Mengatur Presentasi Agar Sukses

Banyak orang yang bekerja dalam organisasi menemukan bahwa keefektifan dan kesuksesan mereka bergantung pada kemampuan untuk mengatur ide-ide mereka dan mempresentasikannya secara efektif. 


Terkadang memo atau laporan tertulis dapat menjadi sarana yang tepat, tetapi sering kali ada alasan penting untuk menyampaikan ide-ide Anda secara personal. 

Misalnya, jika orang tidak memahami suatu poin dalam proposal Anda, mereka mungkin akan mengesampingkannya selama berminggu-minggu atau memveto begitu saja. 

Dengan menyampaikan pesan Anda secara pribadi memberikan umpan balik langsung yang membantu Anda mengklarifikasi poin dan menjawab pertanyaan. 

๐Ÿ“ŒPresentasi lisan seringkali lebih persuasif.

Pengetahuan, antusiasme, dan kepercayaan diri pembicara dapat memengaruhi orang untuk menerima atau menolak ide dengan cara yang tidak dapat dilakukan oleh dokumen tertulis.

Ada begitu banyak jenis presentasi yang mungkin Anda sajikan, mungkin internal untuk rekan kerja Anda atau mungkin untuk klien eksternal atau pemangku kepentingan. Bisa juga percakapan dengan pelanggan. 

๐Ÿ“ƒInformasi berikut akan membantu dalam presentasi Anda.

Langkah pertama adalah mengenali situasi yang akan Anda hadirkan. Agar tetap tepat sasaran, Anda harus mempertimbangkan tiga faktor ini: audiens, diri Anda sebagai presenter, dan tempat presentasi.

๐Ÿ”‘Analisis Audiens

Mengumpulkan informasi sebanyak mungkin tentang audiens Anda sangat penting. 

Mencari tahu siapa anggota audiens utama akan membantu dalam pengembangan presentasi. Apakah ada pemangku kepentingan utama yang membuat keputusan akhir? 

Jika Anda memberikan presentasi ke ruangan yang terdiri dari 15 orang tetapi hanya 2 atau 3 orang yang akan membuat keputusan akhir, Anda akan ingin menyesuaikan lebih banyak dengan individu tersebut. 

Akan bermanfaat juga untuk mengetahui seberapa banyak mereka tahu tentang topik yang akan Anda sampaikan. 

Memberikan latar belakang teknis kepada sekelompok ahli di bidang subjek itu mungkin membuat audiens Anda bosan dan mereka mungkin memeriksa presentasi bahkan sebelum Anda memulai. 

Di sisi lain, jika audiens Anda tidak mengetahui informasi latar belakang tersebut, Anda harus menyajikannya, jika tidak, kelompok tersebut mungkin akan bingung jika mereka tidak memiliki informasi yang benar.

Mengartikan apa yang benar-benar ingin diketahui penonton bisa jadi rumit, tetapi cobalah untuk mendapatkan judul untuk penonton jika memungkinkan. 

Jika Anda memberikan presentasi kepada sekelompok akuntan dan departemen keuangan, Anda pasti ingin tetap berpegang pada fakta dan angka. 

๐Ÿ‘‰Orang cenderung lebih mendengarkan ketika Anda menyajikan apa yang menarik bagi mereka atau di mana letak minat mereka.

Ini juga dapat membantu untuk mengetahui karakteristik demografis yang signifikan dari audiens Anda. 

Gender, usia, latar belakang budaya, dan status ekonomi adalah beberapa yang perlu dipertimbangkan. 

Contoh sederhananya adalah Anda tidak akan melakukan promosi penjualan kepada orang dewasa berusia 60 tahun untuk rencana tabungan perguruan tinggi. Namun, Anda dapat menawarkan kepada mereka rencana pensiun atau rekening tabungan perawatan kesehatan.

Faktor besar lainnya dalam presentasi Anda adalah ukuran grup. Ini dapat menentukan berapa banyak handout yang perlu Anda sediakan, seberapa besar ruangan yang Anda perlukan dan seberapa besar kebutuhan visual Anda agar semua orang dapat melihatnya.

๐Ÿ”‘Analisis Diri Anda, sebagai Presenter

Berbicara di depan kelompok bisa jadi sulit. Anda selalu bisa menjadi lebih baik dengan mendengarkan dan melihat orang lain berbicara tetapi Anda tidak bisa mencoba meniru apa yang orang lain lakukan. 

Anda harus menemukan gaya Anda sendiri. Cara yang akan membantu Anda untuk mencapai hal ini adalah dengan pertama-tama menemukan tujuan presentasi Anda, apa yang Anda ingin para pemangku kepentingan utama dalam audiens dapatkan dari presentasi Anda?

Selanjutnya, pastikan bahwa Anda siap. 

Kemungkinan besar Anda memiliki sedikit pengetahuan tentang subjek apa pun yang Anda sampaikan, tetapi selalu lebih baik untuk mempersiapkan secara berlebihan dan melakukan beberapa penelitian tambahan agar Anda tidak terlihat bodoh di kemudian hari hanya karena Anda tidak memiliki informasi yang benar. 

Aturan yang sama ini berlaku untuk promosi penjualan. Ada pepatah lama yang mengatakan Anda tidak bisa menjual produk yang tidak Anda percayai. 

Ini sangat benar, jika Anda percaya pada suatu produk Anda akan bersemangat untuk membagikannya dengan orang lain dan kegembiraan itu akan terlihat pada Anda. tindakan dan ekspresi wajah, dan itu akan terdengar dalam nada suara Anda.

๐Ÿ”‘Analisis Acara tersebut

Setelah Anda mengetahui audiens dan Anda memiliki ide tentang cara menyajikan informasi, Anda masih perlu melihat mengapa Anda menyajikan materi ini. 

Jika Anda menyajikan informasi secara langsung, maka Anda perlu memikirkan tentang konfigurasi ruangan. Anda juga perlu mempersiapkan dan menanyakan tentang perlengkapan audio / visual di lokasi tersebut.

Apakah ada mikrofon dan pelantang (speaker) di dalam ruangan sehingga semua orang dapat mendengar?

Jika Anda memiliki presentasi digital, apakah semua orang dapat melihatnya di mana pun mereka berada di ruangan itu?

Bagaimana dengan kebisingan luar lainnya …… apakah Anda akan berada di kantor yang sibuk, ruang konferensi, atau ruang pertemuan yang ditentukan?

Selanjutnya perhatikan waktu. Jika Anda diberi batas waktu 15 menit, pastikan Anda tidak melebihi 15 menit Anda, Anda harus menghormati waktu semua orang dan jadwal yang telah ditetapkan. 

Penting juga untuk menyadari tidak hanya waktu yang diperkenankan untuk hadir tetapi juga waktu saat Anda melakukan presentasi.

Mempresentasikan kepada orang banyak hal pertama di pagi hari pasti berbeda dengan setelah makan siang atau presentasi terakhir dari konferensi 3 hari. 

Anda perlu menyesuaikan presentasi Anda. Pastikan Anda optimis dan antusias karena peserta Anda mungkin tidak selama 2 skenario terakhir tersebut, Anda harus bekerja lebih keras untuk melibatkan mereka dan membuat mereka tetap terlibat.

๐Ÿ”‘Tujuan Presentasi dan Tesis

Anda harus selalu memiliki tujuan untuk setiap presentasi, ๐Ÿ”Štanpa tujuan yang jelas Anda sedang mempersiapkan diri untuk kegagalan

Ada 2 jenis tujuan untuk dipikirkan. Tujuan umum dan tujuan khusus. 

Tujuan umumnya adalah pandangan yang sangat luas tentang apa yang ingin Anda capai. Ada 3 jenis tujuan general speaking, yaitu menginformasikan, membujuk, dan menghibur.

Presentasi yang informatif harus menginformasikan atau memperluas pengetahuan mereka yang mendengarkan. Presentasi informatif dapat berupa orientasi staf baru, pelatihan perangkat lunak baru, atau memberikan informasi tentang laporan baru.

Presentasi persuasif mencoba membujuk orang lain untuk mengubah cara mereka berpikir atau apa yang mereka lakukan. Seorang salesman adalah contoh mudah dari seseorang yang menggunakan presentasi persuasif. Pikirkan saat-saat ketika Anda mungkin perlu membujuk departemen TI untuk membeli perangkat lunak yang ingin Anda gunakan atau meyakinkan atasan Anda untuk memberi Anda kenaikan gaji, semua ini akan menjadi presentasi yang persuasif.

Terakhir, ada tujuan menghibur. Tujuan dari pembicara yang menghibur bisa saja untuk melibatkan audiens dan membuat mereka siap untuk presenter berikutnya atau mungkin untuk melibatkan mereka setelah istirahat makan siang atau makan malam.

Tujuan spesifik pada akhirnya adalah apa yang ingin Anda hasilkan dari presentasi atau apa yang ingin Anda capai. Sasaran spesifik harus mencakup Siapa, Apa, Bagaimana, Kapan, Di mana, dan Mengapa. Idealnya Anda ingin memasukkan semua item itu ke dalam satu kalimat; "Saya ingin (siapa) (melakukan apa) (bagaimana, kapan, di mana)."

Setelah Anda membuat tujuan Anda, Anda akan ingin beralih ke membuat pernyataan tesis. Sama seperti yang Anda lakukan saat menulis makalah, Anda menghasilkan pernyataan tesis, ini adalah ide utama yang jelas dan ringkas untuk presentasi Anda.

Meskipun pernyataan tesis dan tujuannya tampak sangat mirip, perbedaannya adalah fakta bahwa tujuan tersebut semata-mata untuk Anda sebagai presenter dan pernyataan tesis adalah sesuatu yang akan Anda sampaikan kepada audiens. Mereka mungkin hampir identik di waktu lain dan di lain waktu mungkin berbeda.

๐Ÿ“ŒTubuh Presentasi Anda

Mengatur tubuh presentasi adalah proses dua langkah. Pertama, Anda perlu mengidentifikasi poin-poin penting yang mendukung tesis Anda dan kemudian memutuskan rencana organisasi mana yang paling baik mengembangkan poin-poin tersebut.

Meskipun tampaknya Anda ingin memulai organisasi dengan perkenalan, lalu tubuh… ini sebenarnya salah. Anda akan menjadi lebih baik dengan mengatur tubuh presentasi Anda dan kemudian beralih ke pendahuluan.

Untuk mulai mengatur isi presentasi Anda, Anda perlu melakukan brainstorming

Buat daftar ide yang ingin Anda bahas dan kemudian jika ada topik tambahan, Anda mungkin perlu melakukan penelitian untuk mendapatkan pengetahuan yang diperlukan untuk mempresentasikan topik tersebut. 

Setelah Anda memiliki topik, Anda ingin mulai mengaturnya sedemikian rupa sehingga mencapai tujuan Anda. 

Hampir semua presentasi yang efektif mengikuti format sederhana ini; beri tahu mereka apa yang akan Anda sampaikan kepada mereka; lalu, beri tahu mereka; lalu, beri tahu mereka apa yang Anda katakan kepada mereka.

Untuk mengikuti format ini, Anda akan ingin menggunakan tata letak ini:

๐Ÿ“˜ Pengantar

  • Tarik perhatian mereka
  • Berikan tesis Anda (beri tahu mereka apa yang akan Anda sampaikan kepada mereka)
  • Berikan pratinjau

๐Ÿ“˜ Tubuh

  • Berikan 2-5 poin utama, jangan berikan lebih dari 5 poin
  • Memberitahu mereka

๐Ÿ“˜ Kesimpulan

  • Tinjau (beri tahu mereka apa yang Anda katakan kepada mereka)
  • Kesimpulan

Setelah Anda mendapatkan semua poin Anda, Anda akan ingin menentukan pola organisasi terbaik untuk digunakan. Masing-masing pola ini dapat bekerja paling baik untuk topik dan audiens yang berbeda.

๐Ÿ“‰ Kronologis - seperti yang orang pikirkan, titik-titik diatur menurut urutannya dalam waktu

๐Ÿ“‰ Spasial - Pola spasial mengatur informasi Anda sesuai dengan lokasinya atau bagaimana informasi itu disatukan. Menggunakan pola spasial mungkin bagus untuk menunjukkan karya produk baru atau tentang langkah-langkah dalam proses keselamatan.

๐Ÿ“ˆ Topik - Menggunakan pola topik akan mengelompokkan sebagian presentasi Anda berdasarkan tema atau topiknya. Katakanlah Anda sedang membuat promosi kepada atasan Anda tentang mengapa Anda membutuhkan komputer baru dan Anda memberi mereka 3 opsi baru. Dalam presentasi topik, Anda akan mempresentasikan di setiap komputer sebelum pindah ke komputer berikutnya.

๐Ÿ“Š Sebab-Akibat - Pola sebab-akibat akan menunjukkan kepada audiens Anda bahwa karena sesuatu telah terjadi maka akan ada respons yang spesifik. Misalnya, jika Anda menyajikan anggaran untuk organisasi Anda. Jika anggaran tidak dipangkas maka Anda akan menunjukkan apa yang akan terjadi atau jika penjualan tidak naik apa yang akan dilakukan untuk anggaran.

๐Ÿ“„ Solusi-Masalah - Pola pemecahan masalah adalah salah satu presentasi persuasif termudah untuk digunakan. Anda akan menunjukkan kepada audiens Anda suatu masalah dan kemudian memberikan solusinya. Seorang penjual dapat menggunakan jenis presentasi ini untuk membuat Anda membeli produk terbaru dan terhebat mereka.

๐Ÿ“ƒ Kepuasan Kriteria - Kepuasan kriteria menetapkan kriteria yang akan diterima audiens dan kemudian menunjukkan bagaimana ide atau produk Anda akan memenuhi setiap kriteria.

๐Ÿ“‹ Keunggulan Komparatif - Pola keunggulan komparatif memungkinkan Anda menyajikan informasi dalam perbandingan berdampingan dan kemudian menyoroti mengapa pilihan Anda adalah pilihan terbaik.

๐Ÿ“ˆ Urutan Termotivasi - Urutan termotivasi memiliki proses 5 langkah yang digunakan untuk membantu meningkatkan keterlibatan dan minat audiens. Apapun topiknya, 5 langkah tersebut selalu sama, yaitu:

  • Perhatian: tarik perhatian penonton dengan memperkenalkan masalah dengan cara yang menarik.
  • Kebutuhan: Jelaskan masalah secara lengkap dan gunakan berbagai materi pendukung untuk membantu mendukung klaim Anda. Tujuannya di sini adalah membuat audiens Anda merasa bahwa masalah tersebut penting bagi mereka dan membuat mereka bersemangat untuk mendengar solusinya.
  • Kepuasan: Pada langkah ini, Anda akan mempresentasikan solusi Anda untuk masalah tersebut. Pastikan Anda memberikan informasi yang cukup untuk menunjukkan bahwa solusi tersebut benar-benar akan berhasil dan akan menyelesaikan masalah.
  • Visualisasi: Sajikan audiens Anda dengan gambaran yang sangat jelas tentang apa yang akan terjadi jika mereka mengadopsi proposal Anda, Anda juga dapat memberikan gambaran tentang apa yang akan terjadi jika proposal Anda tidak diadopsi. Tujuan akhirnya adalah menyajikan informasi dengan cara yang memungkinkan audiens untuk melihat secara mental apa yang akan atau tidak akan terjadi.
  • Tindakan - langkah terakhir adalah ajakan bertindak dari audiens Anda. Memberi tahu mereka apa yang dapat mereka lakukan atau apa yang harus mereka lakukan.

Ketika bekerja dengan poin-poin utama Anda, Anda akan ingin memastikan bahwa poin-poin utama Anda dinyatakan sebagai klaim yang menyatakan bahwa itu adalah fakta atau bahwa Anda mempercayainya. 

Poin utama Anda pasti akan membantu mengembangkan tesis Anda. 

Anda pasti ingin memastikan bahwa Anda memiliki tidak lebih dari 5 poin utama. 

Poin utama Anda juga harus paralel dalam struktur bila memungkinkan, menggunakan kata Kami dalam presentasi Anda daripada Anda akan membantu membawa keterpaduan pada presentasi Anda jika Anda berbicara tentang pemotongan anggaran misalnya. 

Setiap poin utama Anda juga harus hanya berisi satu ide, ini akan membuat audiens Anda tidak bingung.

๐Ÿ“ŒPendahuluan dan Kesimpulan

Setelah Anda meluangkan waktu untuk mengatur isi presentasi Anda, Anda akan melanjutkan ke pendahuluan. 

Perkenalan Anda harus memakan waktu sekitar 10-15% dari total waktu presentasi Anda. Jika Anda memiliki presentasi singkat selama 3 menit maka Anda hanya menghabiskan sekitar 30 detik untuk perkenalan Anda. 

Pengenalan itu penting karena di sinilah audiens Anda akan membuat kesan pertama mereka tentang Anda, apakah mereka menyukai Anda atau tidak akan memengaruhi cara mereka memandang presentasi Anda.

Tujuan perkenalan Anda adalah untuk menarik perhatian audiens dan memberi mereka alasan untuk mendengarkan, cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan berfokus pada topik dan meyakinkan mereka bahwa topik tersebut penting atau akan menarik bagi mereka. 

Anda akan ingin mengatur nada yang tepat untuk topik ini dan untuk pengaturan di mana Anda berada. 

Pendahuluan juga merupakan tempat di mana menetapkan diri Anda sebagai orang yang berpengetahuan tentang topik itu penting. 

Pastikan untuk membangun kredibilitas dengan audiens Anda, Anda ingin melakukan ini agar mereka menganggap Anda serius tentang topik yang Anda sampaikan. 

Jika saya seorang guru yang memberikan presentasi di konferensi medis tetapi saya tidak memiliki latar belakang medis, audiens saya mungkin kesulitan mempercayai apa pun yang saya katakan kepada mereka. Selain itu, jangan lupa juga untuk memperkenalkan tesis presentasi Anda selama pendahuluan.

Mengajukan pertanyaan, bercerita, memberikan kutipan, membuat pernyataan yang mengejutkan, merujuk pada audiens, mengacu pada peristiwa, dan menggunakan humor adalah cara untuk membuat pernyataan pembuka yang menarik.

Setelah Anda membuat pendahuluan, Anda kemudian dapat menulis kesimpulan . Kesimpulannya adalah di mana Anda ingin meninjau apa yang Anda sajikan dan kemudian memberikan pernyataan penutup. 

Sama seperti ada berbagai jenis pernyataan pembukaan, ada berbagai jenis pernyataan penutup. Salah satu pilihan adalah kembali ke pernyataan pembuka Anda sebagai cara untuk mengembalikan semuanya ke lingkaran penuh. 

Saat menggunakan opsi ini, Anda ingin menambahkan lebih banyak detail atau memberikan akhiran yang berbeda. 

Anda selalu dapat mengakhiri ajakan bertindak jika tujuan Anda adalah membuat audiens melakukan sesuatu, Anda juga dapat mengakhiri tantangan. 

Pikirkan ajakan bertindak sebagai meminta audiens untuk melakukan sesuatu dan tantangan lebih merupakan permintaan untuk melakukannya.


Posting Komentar

0 Komentar